Edelo w firmie usługowej – zarządzanie czasem pracy, projektami i sprzętem w East Geodezja

 

Jak system ERP usprawnił zarządzanie firmą usługową?

Firmy realizujące usługi na wielu inwestycjach potrzebują sprawnego sposobu na kontrolowanie czasu pracy, kosztów projektów, sprzętu oraz realizowanych zadań. Im więcej pracowników, projektów i wyposażenia, tym trudniej zarządzać tymi informacjami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, papierowej dokumentacji czy kilku niezależnych narzędzi.

Dobrym przykładem kompleksowego wykorzystania systemu Edelo jest wdrożenie zrealizowane w East Geodezja – firmie świadczącej kompleksowe usługi geodezyjne na geodezyjnych inwestycjach budowlanych oraz przy sporządzaniu map do celów projektowych i podziałów na terenie Trójmiasta.

Celem wdrożenia było uporządkowanie procesów związanych z ewidencją czasu pracy, obsługą projektów, rozliczaniem usług oraz zarządzaniem firmowym sprzętem i narzędziami.

 

System ERP dla firmy usługowej – jeden system do wielu procesów

Edelo połączyło w jednym środowisku kilka kluczowych obszarów działalności firmy. System wspiera zarówno pracowników, którzy rejestrują swoją obecność i raportują czas pracy, jak i osoby odpowiedzialne za administrację, rozliczenia oraz zarządzanie sprzętem geodezyjnym.

 

W ramach wdrożenia uruchomiono:

• rejestrację czasu obecności pracowników,
• ewidencję nieobecności,
• rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń,
• obsługę kompleksową projektów geodezyjnych i inwestycji,
• raportowanie czasu pracy na projektach,
• rozliczanie klientów na podstawie czasu przeznaczonego na realizację usług,
• narzędziownię i ewidencję sprzętu,
• wydawanie sprzętu za pomocą kodów QR,
• mobilny dostęp pracowników do przypisanego wyposażenia,
• historię wydań i zwrotów sprzętu,
• elektroniczne wnioski urlopowe.

 

Ewidencja czasu pracy za pomocą czytnika kart

Jednym z elementów wdrożenia jest rejestracja czasu obecności pracowników poprzez odbicia kartą na czytniku.

Pracownik rozpoczynając i kończąc pracę rejestruje swoją obecność, a informacje trafiają bezpośrednio do systemu.

Dzięki temu firma może prowadzić uporządkowaną ewidencję czasu pracy i mieć dostęp do danych dotyczących obecności pracowników w jednym miejscu.

System obsługuje również ewidencję nieobecności, co pozwala połączyć informacje o obecności z pozostałymi danymi dotyczącymi czasu pracy.

 

Rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń

Zarejestrowany czas pracy może być wykorzystywany do rozliczeń pracowniczych. Dane dotyczące przepracowanego czasu są dostępne w systemie i mogą stanowić podstawę do dalszego rozliczenia wynagrodzeń.

Takie rozwiązanie ogranicza konieczność ręcznego przepisywania danych pomiędzy różnymi zestawieniami i ułatwia kontrolę prawidłowości rozliczeń.

 

Zarządzanie projektami i inwestycjami budowlanymi

Specyfika działalności firmy geodezyjnej East sp. z o.o. wymaga prowadzenia wielu usług realizowanych w ramach konkretnych inwestycji budowlanych.

W Edelo każda realizowane usługi są prowadzone jako projekty, do których przypisywane są wykonywane prace oraz czas pracowników. 

Geodeta raportuje, ile czasu przeznaczył na realizację konkretnego projektu geodezyjnego .

Dzięki temu firma może analizować nie tylko całkowity czas pracy pracownika, ale również to, ile czasu zostało przeznaczone na poszczególne inwestycje i klientów.

 

Rozliczanie klientów na podstawie rzeczywistego czasu pracy

Raportowanie czasu bezpośrednio w projekcie ma szczególne znaczenie w przypadku usług rozliczanych na podstawie czasu pracy.

 

Edelo pozwala powiązać:

pracownika → czas pracy → projekt/inwestycję → klienta.

 

Firma otrzymuje dzięki temu uporządkowaną informację o czasie przeznaczonym na wykonanie konkretnej usługi.

Dane zgromadzone w projekcie mogą być wykorzystywane do rozliczania klientów na podstawie zaraportowanego czasu pracy.

Pozwala to lepiej kontrolować czas przeznaczony na realizację usług oraz porównywać zaangażowanie pracowników z zakresem wykonywanych prac.

 

Narzędziownia – ewidencja sprzętu i wyposażenia firmy

Kolejnym ważnym elementem wdrożenia jest narzędziownia, czyli baza firmowego sprzętu i wyposażenia.

W przypadku firmy geodezyjnej lista wykorzystywanego sprzętu jest rozbudowana. W systemie ewidencjonowane są między innymi:

• tachimetry,
• GPSy,
• drony,
• baterie,
• czujniki,
• skanery,
• tyczki,
• inne narzędzia i wyposażenie wykorzystywane podczas realizacji usług.

Każdy element wyposażenia jest traktowany jako osobna sztuka sprzętu, dzięki czemu możliwe jest prowadzenie jego indywidualnej historii.

 

Kody QR i mobilne wydawanie sprzętu

Ważnym elementem rozwiązania jest wykorzystanie kodów QR do ewidencji wydań i zwrotów sprzętu.

Na sprzęcie mogą zostać umieszczone samoprzylepne etykiety z logo firmy oraz kodem QR. Ułatwia to identyfikację wyposażenia, a jednocześnie pozwala jednoznacznie oznaczyć sprzęt należący do firmy.

Wydanie sprzętu pracownikowi odbywa się poprzez zeskanowanie kodu QR.

Pracownik korzystający z aplikacji mobilnej Edelo może sprawdzić listę sprzętów, które zostały mu powierzone.

System przechowuje również pełną historię wydań i zwrotów każdej sztuki wyposażenia.

W praktyce oznacza to możliwość szybkiego sprawdzenia:

• gdzie znajduje się dany sprzęt,
• komu został wydany,
• kiedy został wydany,
• kiedy został zwrócony,
• jaka była wcześniejsza historia jego użytkowania.

Takie rozwiązanie ułatwia kontrolę nad majątkiem firmy, jego lokalizacją oraz odpowiedzialnością za powierzony sprzęt. 

 

Elektroniczne wnioski urlopowe

Edelo wspiera również proces obsługi nieobecności poprzez elektroniczne wnioski urlopowe.

Pracownik może przesłać wniosek za pośrednictwem systemu, a administrator otrzymuje go do rozpatrzenia.

Dzięki temu proces składania i akceptowania urlopów jest uporządkowany, a informacje o nieobecnościach są dostępne w tym samym systemie, w którym prowadzona jest ewidencja czasu pracy.

 

Edelo rozwijane razem z potrzebami firmy

Wdrożenie systemu jest procesem, który może być rozwijany wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji.

Kolejnym etapem rozwoju rozwiązania w  geodezyjnej firmie East sp. z o.o. jest planowane uruchomienie grafików pracy oraz zadań przydzielanych konkretnym pracownikom.

Pozwoli to jeszcze dokładniej połączyć planowanie pracy z jej realizacją i raportowaniem.

 

Co daje Edelo firmie usługowej?

Wdrożenie Edelo w East Geodezja pozwoliło połączyć kluczowe procesy związane z organizacją pracy i realizacją usług w jednym systemie.

Firma zyskała narzędzie wspierające:

• ewidencję czasu pracy pracowników,

• rejestrację obecności za pomocą kart,

• kontrolę nieobecności i urlopów,

• rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń,

• zarządzanie projektami i inwestycjami,

• raportowanie czasu pracy na projekty,

• rozliczanie usług na podstawie rzeczywistego czasu pracy,

• ewidencję firmowego sprzętu i narzędzi,

• kontrolę wydań i zwrotów wyposażenia,

• mobilny dostęp pracowników do informacji o powierzonym sprzęcie.

 

Najważniejszą korzyścią jest połączenie informacji, które wcześniej mogą funkcjonować jako osobne procesy. Czas pracy pracownika może być powiązany z konkretnym projektem, projekt z klientem, a sprzęt z osobą, która aktualnie z niego korzysta.

 

Edelo – system ERP dopasowany do specyfiki firmy

Każda firma usługowa ma własny sposób organizacji pracy, dlatego system powinien wspierać rzeczywiste procesy przedsiębiorstwa, a nie wymuszać ich prowadzenie według sztywnego schematu.

Przykład East Geodezja pokazuje, że system ERP może łączyć zarządzanie pracownikami, czasem pracy, projektami, usługami oraz majątkiem firmy w jednym rozwiązaniu.

Edelo pozwala rozwijać kolejne obszary wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, tworząc spójne środowisko do zarządzania codzienną pracą firmy.

 

Chcesz uporządkować procesy w swojej firmie?

Sprawdź, jak Edelo może wspierać zarządzanie czasem pracy, projektami, zadaniami i majątkiem firmy.

Porozmawiaj z nami o wdrożeniu Edelo dopasowanego do procesów Twojej firmy.