Gdzie uciekają godziny pracy? 7 ukrytych pożeraczy czasu w firmie
Skuteczne zarządzanie czasem pracy zaczyna się od sprawdzenia, gdzie naprawdę uciekają godziny.
W firmie czas pracy jest jednym z najłatwiejszych do zmierzenia zasobów. Wiemy, ilu pracowników zatrudniamy, ile godzin przepracowują i ile kosztuje nas ich praca.
A jednak na koniec miesiąca często trudno odpowiedzieć na znacznie ważniejsze pytanie:
Na co właściwie został przeznaczony ten czas?
Więcej informacji na temat zasad czasu pracy można znaleźć w materiałach Państwowej Inspekcji Pracy.
Problem nie zawsze polega na tym, że pracownicy pracują zbyt wolno. Często pojedyncze minuty tracone na oczekiwanie, szukanie informacji, poprawianie błędów czy przekazywanie danych pomiędzy działami nie są w ogóle zauważane.
Pojedynczo wydają się nieistotne. Pomnożone przez liczbę pracowników i dni pracy mogą oznaczać dziesiątki, a nawet setki godzin miesięcznie.
Dlatego skuteczne zarządzanie czasem pracy wymaga nie tylko ewidencji godzin, ale również sprawdzenia, na co ten czas jest faktycznie przeznaczany.
-
Oczekiwanie na informacje
Praca często zatrzymuje się nie dlatego, że ktoś nie chce jej wykonywać, ale dlatego, że potrzebna informacja nie dotarła na czas.
Brak decyzji, dokumentacji, rysunku, specyfikacji czy potwierdzenia może zatrzymać kolejne osoby w procesie.
Najtrudniejsze jest to, że takie oczekiwanie często nie jest rejestrowane jako strata czasu. W harmonogramie zadanie po prostu pozostaje niewykonane.
-
Szukanie materiałów, narzędzi i dokumentów
„Gdzie to jest?” – pozornie proste pytanie może być jednym z najdroższych pytań w firmie.
Kilka minut poświęconych na znalezienie materiału, dokumentu, wersji projektu czy odpowiedniego narzędzia może wydawać się nieistotne.
Ale jeśli taka sytuacja powtarza się każdego dnia i dotyczy wielu pracowników, powstaje realna strata.
-
Przekazywanie tych samych informacji
Informacja przekazywana telefonicznie, przez wiadomość, kartkę, e-mail, a następnie ponownie wprowadzana do arkusza Excel to nie tylko niedogodność.
To również ryzyko błędu.
Im więcej ręcznego przepisywania i przekazywania informacji, tym większa szansa, że część danych zostanie pominięta, zmieniona albo trafi do niewłaściwej osoby.
-
Poprawianie błędów
Nie każda godzina poświęcona na produkcję czy realizację zlecenia prowadzi do powstania wartościowego efektu.
Czas może zostać wykorzystany na poprawienie źle wykonanej pracy, ponowne przygotowanie materiału albo wykonanie czynności, która wcześniej została wykonana nieprawidłowo.
Dlatego sama liczba przepracowanych godzin nie mówi jeszcze, ile czasu firma rzeczywiście potrzebowała na wykonanie zadania.
-
Zarządzanie czasem pracy – przestoje i oczekiwanie na poprzedni etap
W wielu procesach jedno zadanie rozpoczyna się dopiero wtedy, gdy zakończy się inne.
Jeżeli pierwszy etap się opóźni, opóźnienie może zostać przeniesione na kolejne osoby i działy.
Powstaje efekt domina:
opóźnienie jednego zadania → oczekiwanie kolejnego pracownika → przesunięcie następnego etapu → opóźnienie całego zlecenia.
Bez informacji o przebiegu procesu trudno ustalić, gdzie właściwie rozpoczął się problem.
-
Zarządzanie czasem pracy a ręczne przepisywanie danych
Excel sam w sobie nie jest problemem. Problem pojawia się wtedy, gdy firma korzysta z wielu plików, zestawień i ręcznych rejestrów, które trzeba regularnie ze sobą porównywać.
Pracownik może poświęcać czas nie na wykonanie właściwego zadania, ale na:
– przepisanie danych,
– aktualizowanie tabel,
– sprawdzanie kilku źródeł informacji,
– przygotowanie zestawienia,
– szukanie różnic pomiędzy dokumentami.
To czas, który łatwo przeoczyć, ponieważ nie jest związany bezpośrednio z głównym procesem firmy.
-
Zadania, których opóźnienia nikt nie zauważa
Jednym z największych problemów nie musi być samo opóźnienie.
Może nim być brak informacji, że zadanie jest opóźnione.
Jeżeli kierownik dowiaduje się o problemie dopiero wtedy, gdy termin realizacji jest już zagrożony, możliwości reakcji są znacznie mniejsze.
Dlatego ważne jest nie tylko pytanie:
„Czy zadanie zostało wykonane?”
ale również:
„Czy zostało wykonane zgodnie z planem i co dzieje się, jeśli nie?”
Właśnie dlatego zarządzanie czasem pracy powinno obejmować również kontrolę opóźnień, przestojów i zależności między zadaniami.
Zarządzanie czasem pracy – Ile naprawdę kosztuje 30 minut?
Wyobraźmy sobie firmę, w której 5 osób każdego dnia traci średnio 30 minut na oczekiwanie, szukanie informacji, poprawki lub czynności organizacyjne.
To:
5 osób × 0,5 godziny × 22 dni = 55 godzin miesięcznie.
To ponad tydzień pracy jednej osoby.
A przecież 30 minut dziennie może wydawać się czymś zupełnie normalnym.
Właśnie dlatego największe straty czasu często nie są widoczne w jednym dużym miejscu. Są rozproszone w wielu małych czynnościach.
Nie da się poprawić tego, czego nie widać
Pierwszym krokiem do poprawy efektywności nie musi być zatrudnienie kolejnych osób ani zakup kolejnego programu.
Najpierw warto odpowiedzieć na kilka prostych pytań:
Gdzie pracownicy rzeczywiście wykorzystują swój czas?
Które zadania zajmują więcej czasu, niż zakładano?
Gdzie najczęściej pojawiają się przestoje?
Które problemy powtarzają się regularnie?
Które opóźnienia wpływają na kolejne etapy pracy?
Dopiero posiadając takie informacje, można zdecydować, co rzeczywiście wymaga zmiany.
Od ewidencji czasu do zarządzania procesem
Samo rejestrowanie czasu pracy nie rozwiązuje problemu.
Znacznie większą wartość daje możliwość powiązania czasu z konkretnym zadaniem, etapem procesu lub zleceniem.
Wtedy dane zaczynają odpowiadać na pytania, które są istotne z punktu widzenia zarządzania:
– ile czasu planowaliśmy na wykonanie zadania,
– ile czasu rzeczywiście zajęło,
– gdzie pojawiło się odchylenie,
– które zadania są opóźnione,
– jakie problemy powtarzają się najczęściej,
– gdzie warto przyjrzeć się organizacji pracy.
I właśnie w tym miejscu narzędzie do zarządzania pracą może stać się czymś więcej niż elektronicznym rejestrem czasu.
Może pomóc zobaczyć proces takim, jaki rzeczywiście jest, a nie tylko takim, jak został zaplanowany.
Edelo – kiedy dane zaczynają pracować dla firmy
Edelo pozwala powiązać pracę z konkretnymi zadaniami i etapami procesu, rejestrować ich realizację oraz rzeczywisty czas wykonania.
Dzięki temu firma może nie tylko wiedzieć, ile godzin zostało przepracowanych, ale również analizować, na co ten czas został przeznaczony.
To ważna różnica.
Bo celem nie jest samo kontrolowanie czasu pracowników.
Celem jest znalezienie odpowiedzi na pytanie:
«Co możemy zmienić, aby tę samą pracę wykonać sprawniej, bez niepotrzebnych przestojów, błędów i powtarzania tych samych czynności?»
Czas, którego nie potrafimy zobaczyć, trudno poprawić.
Dlatego pierwszym krokiem do większej efektywności może być nie zwiększenie tempa pracy, ale dokładniejsze przyjrzenie się temu, gdzie ten czas naprawdę znika.
